Para laboratórios de apoio
O laboratório apoiado lança o pedido no portal dele, envia o lote, acompanha a amostra e baixa o resultado no mesmo lugar. O tubo chega com a etiqueta pré-impressa já colada, passa pela rota com check-in e check-out, e a triagem decide a bancada, no mesmo fluxo dos seus exames. E cada exame realizado já sai com o preço daquele contrato e daquele posto de coleta. No fim do mês, o sistema apura o mínimo ou o desconto por volume, emite a fatura ou desconta do saldo pré-pago, e entrega a remessa exame a exame com o repasse ao executor.
O dia de hoje, por papel
O pedido do parceiro chega por e-mail ou por um portal que não conversa com o resto. O resultado volta copiado à mão. No fim do mês, cada cliente é faturado numa planilha, o preço por posto de coleta está na cabeça de alguém, o mínimo mensal e o desconto por volume são conferidos no olho, e o repasse ao laboratório executor não tem mapa.
A jornada do exame do parceiro
O dado nasce uma vez, no pedido do parceiro, e atravessa o fluxo inteiro até a fatura. Em cada etapa, o produto Ocean responsável e o que nasce ali.
O apoiado lança o pedido no portal dele, com os exames e o solicitante, e monta o lote de envio. As etiquetas pré-impressas que recebeu antes já identificam cada tubo, com numeração reservada por lote, sem colisão entre parceiros. É o mesmo pedido que vai atravessar o fluxo, sem redigitação.
A remessa passa pelos pontos da rota com check-in e check-out. No núcleo, o lote é recebido com conferência de temperatura e registro de faltantes. Depois, um a um, o operador bipa o tubo e o sistema diz para qual bancada ele vai. O parceiro acompanha a amostra pelo portal.
O LaborMID envia a lista de trabalho ao analisador e recebe o resultado de volta, com o mesmo nome e a mesma unidade em qualquer fabricante. Nada é digitado do equipamento para o sistema.
O controle do dia é avaliado pelas regras de Westgard daquela unidade e daquele aparelho. Se o método falhou, o analito fica bloqueado naquele aparelho, e o LaborMID impede o exame ou segura o laudo.
Cada resultado passa por faixa, valor crítico, delta, nota obrigatória, controle de qualidade e a regra que o laboratório escreveu. O que não passa fica retido, com o motivo. O laudo assinado aparece no portal do apoiado, que baixa o resultado e recebe o valor crítico, com a entrega registrada.
O exame realizado chega sozinho do LIS e vira lançamento. O preço sai da tabela do contrato daquele cliente, escolhida pela unidade (CNES) e pelo posto de coleta, e o sistema guarda o porquê de cada valor. Sem preço, o lançamento não some: fica numa fila com o motivo escrito.
As guias do contrato no mês acumulam na fatura conforme os lotes são enviados. No fechamento, o mínimo mensal ou a faixa de desconto por volume é apurado e entra na fatura como um item próprio. Os dois nunca são cobrados juntos. Fechar e emitir tem checklist: guia do contrato fora da fatura bloqueia.
Fatura no fim do mês com título, ou consumo descontado do saldo pré-pago com extrato e recarga. A remessa exame a exame separa o valor de venda do valor de repasse ao laboratório executor, e sai em planilha. Baixa, ajuste comercial e nota de crédito fecham o ciclo.
→ Role para o lado para percorrer as oito etapas.
O que muda, com a tela que prova
O contrato de apoio mora no mesmo cadastro dos contratos de convênio e do SUS. Cada cliente tem o seu, e o contrato é o que o sistema cobra. A tabela de preço é escolhida por unidade (CNES), para o mesmo contrato ter preço diferente em cada unidade. O preço por posto de coleta fica no mesmo contrato. E a tabela de repasse, separada da tabela de venda, diz o que vai ao laboratório executor. Vigência, o histórico de cada reajuste e de cada vínculo ficam no mesmo lugar.
“O que foi negociado é o que o sistema cobra. E dá para ver de onde veio cada valor.”
A prova Aqui o diretor comercial vê o contrato do laboratório de apoio, marcado como lab-to-lab, no mesmo cadastro dos contratos de convênio e do SUS.
O contrato guarda a forma de pagamento, o prazo de faturamento, o mínimo mensal e as faixas de desconto por volume. Os dois nunca são cobrados juntos: se o total do mês cair numa faixa de desconto, o desconto é aplicado e o mínimo não é cobrado. No fechamento do mês, o que se aplica entra na fatura como um item próprio, marcado como tal, separado das guias. E o checklist de fechamento do mês lista as faturas B2B não emitidas ao lado das guias sem lote.
“Ninguém confere o mínimo à mão no dia 30.”
A prova Forma de pagamento, prazo, mínimo mensal e as faixas de desconto por volume no contrato. A regra de que os dois não somam está escrita na própria tela.
No contrato pré-pago, cada exame é descontado do saldo do cliente em vez de gerar fatura. A tela mostra o saldo por cliente e por contrato, com a forma de cobrança visível e um cartão com barra de progresso. A recarga com o mesmo comprovante não entra duas vezes. Um alerta de saldo baixo, que você configura, coloca o contrato numa fila para alguém agir. O extrato liga cada consumo à guia que o gerou, e a guia não avança com o saldo zerado.
“A recarga com o mesmo comprovante não entra duas vezes.”
A prova O saldo por cliente e por contrato. Quando o contrato é pós-pago, a própria tela diz que a cobrança é pela fatura do mês.
A fatura B2B acumula as guias do contrato no mês, com valor líquido, recebido, em aberto e a situação do título. Dela sai a remessa exame a exame: cada exame com o valor de venda, o valor de repasse ao laboratório executor e a diferença, em planilha. Reabrir exige motivo, que fica registrado. Ajuste comercial e nota de crédito por procedimento, com quem pede diferente de quem aprova.
“O repasse ao executor deixa de ser uma terceira planilha.”
A prova Uma fatura B2B paga: mês, guias, retenções, valor líquido, recebido e em aberto, com os botões de exportar em PDF e planilha.
O laboratório apoiado recebe jogos de etiquetas impressos com antecedência, com código de barras e faixa de numeração reservada por lote. Cada jogo tem a etiqueta-mãe da ficha e as filhas dos tubos. Na coleta, o vínculo com a amostra é feito bipando, e dois parceiros nunca disputam o mesmo número. Do outro lado, o portal do apoiado não é uma tela adaptada: ele lança o pedido, envia o lote, acompanha a amostra e a recoleta, baixa o resultado e gerencia os próprios coletadores.
“A etiqueta já está no tubo antes de o paciente sentar. E quem pediu o exame vê o exame sem ligar para o apoio.”
A prova Um lote novo de etiquetas: local de origem, modelos de etiqueta-mãe e filha, quantidade de jogos e a faixa de numeração reservada. O posto ou o parceiro recebe o jogo pronto.
O laboratório de apoio com mais de uma unidade e mais de um aparelho medindo o mesmo analito é onde a planilha começa a mentir. O ganho cresce com o número de séries (equipamento, analito, material, nível e lote) e com o número de unidades. Cada medida é avaliada dentro da sua série, pelas regras de Westgard daquela unidade e daquele aparelho. Quando o método falha, o analito fica bloqueado naquele aparelho, para realização ou liberação, e o LaborMID aplica na bancada. Basta um resultado Aprovado entrar para o bloqueio cair. Desbloquear à mão exige justificativa e uma permissão própria. A Revisão Gerencial do mês sai por unidade.
“Seu sistema de CQ avisa que o método falhou. O LaborQC impede que o exame saia mesmo assim.”
A prova Aqui o supervisor vê os bloqueios por unidade, equipamento e analito, com o resultado que causou cada um e se a bancada já recebeu a ordem.
Os produtos para o laboratório de apoio
Cada produto se sustenta sozinho e conversa com o que já está instalado. Cada integração é opcional. Juntos, levam o exame do parceiro do pedido à remessa sem redigitação.
Contrato por cliente com preço por posto de coleta e por unidade, mínimo mensal e faixas de desconto apurados no fechamento, fatura no fim do mês ou saldo pré-pago, remessa exame a exame e nota de crédito. Convênio e SUS no mesmo sistema.
Conhecer → LIS · a esteiraO LIS feito para o apoio: o parceiro pede, envia o lote e acompanha a amostra pelo próprio portal; etiquetas pré-impressas no posto dele; custódia com check-in e check-out até a bancada; o resultado volta ao sistema do parceiro.
Conhecer → Interface com equipamentosLista de trabalho no analisador, resultado de volta com o mesmo nome e a mesma unidade em qualquer fabricante, sem digitação em nenhum dos lados. E o bloqueio decidido pelo LaborQC aplicado na bancada.
Conhecer → Controle interno de qualidadeAvalia cada controle pelas regras de Westgard daquela unidade e daquele aparelho, e bloqueia o analito naquele aparelho quando o método falha. A Revisão Gerencial do mês sai por unidade.
Conhecer →O contrato B2B
Tudo o que hoje vive na proposta comercial e na planilha de fechamento tem um campo no contrato do cliente. É esse cadastro que o sistema lê em cada exame e em cada fechamento.
Perguntas que o laboratório de apoio faz
Próximo passo
Uma demonstração percorre do pedido do parceiro à fatura do mês, passando pela bancada, pelo controle de qualidade e pela remessa exame a exame, com contratos que se parecem com os seus.
